Этикет деловой переписки

Мы всегда стараемся следовать этикету, под которым понимается общепринятый свод правил и законов. Существует множество различных этикетов, регламентирующих поведение человека практически в любой деятельности. А существует ли этикет переписки? Об этом мы сегодня и поговорим.
В прошлое канули те времена, когда переписка осуществлялась при помощи почтовых конвертов и рукописных писем. Сегодня большинство людей используют более удобное и, главное, быстрое средство – электронную почту.
Вне зависимости от того, в какой сфере работает человек, ему нередко приходится вступать в контакты с другими людьми, отсылать им письма, делать запросы и т.п. Но очень часто мы не выполняем даже базовые требования, которые предъявляются к письмам, что в свою очередь может негативно сказаться в будущем. Для того чтобы этого избежать, необходимо следовать этикету электронной переписки. Этот кодекс достаточно объёмен, поэтому остановимся только на наиболее значимых пунктах.

Первое и главное правило – на все деловые письма надо отвечать! Игнорируя письмо, вы показываете своё безразличие и непрофессионализм. Что о вас подумает отправитель письма? Захочет ли он в будущем иметь с вами какие – либо дела? А мы ведь не знаем, что нас ждёт на следующей неделе или через год, кто может стать следующим деловым партнёром, ведь не исключено, что таким человеком будет именно отправитель письма. Даже если вы получили письмо по ошибке и оно предназначалось кому – то другому, всё равно необходимо на него ответить (конечно, если речь не идёт о рассылке или спаме).

Второе правило – текст в строке «тема письма» должен нести смысл. Только представьте, сколько писем получают деловые люди! Ориентироваться в них не так просто. И если вы хотите, чтобы ваше письмо не затерялось на компьютере адресата, то постарайтесь грамотно заполнить строку «тема письма». Такие варианты как «запрос», «информация», «ваша продукция» - далеко не лучшие. Если речь идёт о запросе на получение полезной информации, то лучше написать что-то вроде этого: «такая – то компания хочет узнать о таком-то вашем продукте». Получив подобное письмо, адресат сразу поймёт, что от него требуется.

Третье правило – на особо важные письма отвечайте в течение 6-12 часов. Письма от ваших деловых партнёров, ключевых поставщиков, важнейших клиентов требуют немедленного ответа. Ведь необходимо делать всё для того, чтобы ваше сотрудничество с ними развивалось. Оперативный ответ улучшит вашу деловую репутацию.

Стоит помнить ещё о нескольких, достаточно важных требованиях и правилах делового этикета. Например, эксперты не рекомендуют использовать длинные вступительные речи. Ведь деловые люди всегда испытывают нехватку времени и они готовы без лишних слов перейти к делу. Дурным тоном считается написание письма заглавными буквами. ТАКОЙ ТЕКСТ воспринимается гораздо сложнее, чем обычный.